Proje Yönetimi Eğitimi

Neden Proje Yönetimi

Proje yönetimi, iş yaşamımızda her daim önemli bir konudur. Hatta sosyal yaşamımıza da baktığımızda, hayatımızda neredeyse her gün irili-ufaklı birçok proje yönetmemiz gerektiğini görürüz. Üniversitelerimizde ister mühendislik okuyalım, ister ekonomi, hukuk vs. iş yaşamına geçtiğimizde hepimizin proje yönetimi, finans yönetimi, satış-pazarlama yönetimi, insan kaynakları yönetimi gibi temel yetkinliklere sahip olmamız gerektiğini gördüm. Hedeflere herhangi bir şekilde ulaşılabilirken, bir proje yönetimi yapısı içinde amacımız daha iyi, daha hızlı ve kaliteli bir şekilde ulaşmak. Başlangıçta proje yönetimi ilkeleri, örneğin ar-ge, ür-ge çalışmaları veya dijital dönüşüm gibi özel projelerde kullanılıyordu. Günümüzde ise özellikle büyük kuruluşlar olmak üzere birçok kuruluş, çalışmalarını daha verimli bir şekilde yürütmek ve daha yüksek değerler sağlamak amaçlı, rutin operasyonel görevlerde dahi, proje yönetimi ilkelerini benimsiyor. Proje yönetiminin temel tanımlarına ve ilkelerine kısaca bir bakarsak:

Proje Nedir?

Belirli bir zaman aralığında, benzeri olmayan (Tekil) bir ürün veya hizmeti yaratmak için tanımlanan “geçici” girişim. Proje Geçici : Tanımlanan bir zamanda başlar ve biter Benzeri olmayan: Yeni bir ürün ve hizmet yaratmak için vardır.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yaparken, beklentileri karşılamak adına ilgili alanda tüm bilgi-beceri, araç-gereç ve tekniklerin uygulanmasıdır.  Yani Proje Yönetimi, “Tanımlanan işi, en kısa sürede, en az maliyetle ve en yüksek kalitede yapabilmek” tir.

Proje Karakteristikleri Nelerdir?

Projeler homojen değildir. Her proje kendi içinde farklıdır. Farkında olmadan bir proje üzerinde çalışmış bile olabilirsiniz. Ama bütünsel olarak baktığımızda bir projeyi tanımlayan yedi özellik görürsünüz

1-Projeler Zamana Bağlıdır

Projeler doğası gereği geçicidir. Bu, tüm projelerin, proje konseptinin doğduğu, planlandığı, yürütüldüğü ve teslim edildiği başlangıç ve bitiş zamanlarını tanımladığı anlamına gelir. Hedeflerine ulaştığında, proje sona erer. Zaman kaynağına ek olarak, projeler kapsam, kalite ve maliyet kısıtlamalarına da tabidir. Böylece proje hedefleri mevcut kaynaklar dahilinde formüle edilir. Bununla birlikte, birçok kez projeler planlanan bitiş zamanından önce veya ulaşılmadan sonlandırılabilir. Bu genellikle, projenin artık uygulanabilir olmadığı durumlarda geçerlidir.

2-Projelerin Bir Amacı Vardır

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), bir projeyi belirli bir amaca ulaşmak için geçici bir taahhütte bulunan insan ve insan dışı kaynakların bir havuzu olarak tanımlar. Mevcut kaynaklarla, hedefe ulaşmak üzere projeler başlatılır. Projenin amacına ulaşıldıktan sonra, projeler sonlandırılır. Oradan alınan öngörüler referans çalışma olarak belgelenir. Proje önceden tanımlanmış aşamalardan geçerken, projenin varlık nedeninin ve hedeflerinin buna göre yerine getirilmesi için, düzenli izleme ve değerlendirmeler yapılır.

3-Projeler Yaşam Döngüsü Boyunca İlerler

Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen farklı aşamaları temsil eder. Tüm projeler tipik olarak dört aşamadan geçer:

1. Başlatma
2. Planlama
3. Uygulama
4. Kapatma

Projeler mevcut kaynaklarla sınırlı olduğu gibi, bir projedeki farklı aşamalar da önceden kendilerine tahsis edilmiş kaynaklara sahip olmalıdır. Bir projenin gereksinimleri, kendisine tahsis edilen kaynakları etkileyecek şekilde değişebilir. Bu nedenle proje yöneticileri, projenin değişikliklere uyum sağlamak için pratik olarak esnek olmasını ve hala uygulanabilir kalmasını sağlamalıdır.

4-Her Proje Benzersizdir

PMBOK Kılavuz standartlarına (https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK)  göre projeler geçicidir.  Projeler, her projeyi diğerlerinden farklı kılmak için amaç, hedefler, konum, yapı, kaynaklar, faaliyetler ve diğer proje değişkenleri bakımından benzersizdir.

5-Projeler Bilinmeyene Girmek İçin Kullanılan Kanallardır

Her projenin bir risk ve belirsizlik seviyesi vardır. Bunun nedeni, fiilen yürütülene kadar proje yaşam döngüsü boyunca faaliyetlerin sonuçları hakkında pek bir şey bilinmemesidir. Bu nedenle, projeler genellikle sonuçların projeksiyonlarına dayanır. Ancak, risk seviyesi bir projeden diğerine farklılık gösterir. Bu, diğer faktörlerin yanı sıra projenin proje yaşam döngüsü aşamaları, mevcut kaynaklar veya projeyi yürütmek için benimsenen araç seti boyunca ne kadar iyi planlandığına ve yönlendirildiğine bağlı olacaktır.

6-Projeler Departmanlar Arası İşbirliği Gerektirir

Projeler, ortak bir amaç veya çözüme ulaşmak için çeşitli departmanlarda farklı becerilere, rollere ve sorumluluklara sahip ekiplerin veya bireylerin işbirliği yapmasını gerektirir. İşbirliği, değer sağlamak için gereken fikirleri, becerileri ve uzmanlığı bir araya getirdiği için proje yönetiminde muazzam faydalar sunar.

7-Bir Proje Tek Bir Varlıktır

Tek bir proje çeşitli becerileri, işlevleri, rolleri, katılımcıları ve hatta disiplinleri bir araya getirecek olsa da, tek bir varlık olarak kalır. Bunun nedeni, tüm bu bileşenlerin proje hedeflerine ulaşmak için bir araya gelmesidir. Bu bilgiler ışığında yeni bir projeye başlayacak olan kişi ya da kurumlara faydası ve örnek olması açısından burada sizlerle bir  Proje Baslatma Formu paylaşıyorum. Çalışmalarına başlamadan bu formu doldurarak planlamalarını yapabilirler. Bu konuda sorusu olanlar ya da destek almak isteyenler gulay@gulaysavas.com.tr adresinden mail ile irtibata geçebilirler. Sürdürülebilir başarı planlama ve doğru yönetim ile gelir.  Süreç, insan kaynağı, teknoloji, zaman vb  birçok parametrenin aynı anda yönetilmesi ve olası risklerin baştan ön görülmesi gerekmektedir. Türk usulu “kervan yolda güdülür” işi zaman, finans, teknoloji ve insan gibi eldeki tüm kaynakların büyük kısmının verimsiz kullanılması ya da çöpe atılması ile eşdeğerdir. Belki iş biter ama düşük karlılık ve verimlilikte sonuçlanır. Hele  projeler ard arda geliyorsa, plansız yapılan çalışmalar, sonuçta projeleri  ve şirketleri başarısızlığa, müşterileri de mutsuzluk ve güvensizliğe taşır. Marka değerinizi düşürür. Proje yönetimi eğitimi içerisinde bütünsel bir bakış ile tüm olası riskler ve bileşenleri doğru yönetmenin ve planlamanın formülleri paylaşılır.