Geri Bildirim(Feedback) Nedir? Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Bu seferki konumuz, hayatımızda iletişimin her anında kullandığımız geri bildirim (feedback)  konusu. Doğru kullanılmadığı ya da kullanılmadığı taktirde iletişimi koparan ve gelişim & geliştirme & dönüşüm olasılığına set koyan bir konu.

Geri bildirim konusunu daha çok kurumsal yaşam çerçevesinden ele alacağım ve örneklendireceğim ama  şunu da bilin paylaşacağım temel kuralları sosyal yaşamınız içinde de aynen kullanabilirsiniz.

Geri bildirime, iş yaşamımızda ekip oluşturma, yönetim, liderlik gibi süreçlerde sıkça ihtiyaç duyarız. Çünkü kurumları insanlar oluşturur ve eğer çalışanlarımıza, ekip üyelerimize bir veri ya da mantık sunağı ya da bir makina veya askeri bir rejim gibi davranırsak o hale gelirler. Öte yandan onlara değerli, canlı, yaratıcı fikirlerin ve güven dolu ilişkilerin teşvik edildiği, bir aile veya bir topluluk gibi davranırsak o hale gelirler. İster bir lider ya da yönetici olun, ister sıradan bir ekip üyesi, arkadaşlarınızın yaratıcılığını ve gelişimini desteklemek amaçlı yapacağınız iletişimde doğru geri bildirimin önemi büyük olacaktır.

Geri Bildirim(Feedback) Ne Demek?

Geri bildirim bir tavsiye, övgü veya değerlendirme şekli değildir. Geri bildirim, iletişim içinde karşınızdaki kişiye hedefine ulaşmasında fayda sağlamak ya da desteklemek amaçlı nasıl bir çaba sarf etmesi ya da ne yapması gerektiği ile ilgili bir bilgi-deneyim–metod  paylaşımıdır. Bu paylaşım aynı zamanda karşınızdaki kişinin yaptığı eylemi veya davranışını eleştiriyi de kapsar. Yani geri bildirim olumlu ve olumsuz olabilir.

“Alıcı ile gönderici arasında bir süreç ya da eylemi iyileştirmek, geliştirmek amaçlı yapılan bir bilgi alış-verişidir” şeklinde de tanımlayabiliriz.

Geri bildirim, bir eyleme veya davranışa tepki verildiğinde gerçekleşir. Örneğin, ‘müşteri geri bildirimi‘, bir şirketin ürünlerine, hizmetlerine veya politikalarına müşterilerin tepkisidir; veya ‘çalışan performansı geri bildirimi’, yöneticiler tarafından tanımlanan performans hedeflerine çalışanların verdikleri tepkidir. Burada bilgi alışverişi hem beklenen performansı hem de sergilenen performansı içerir.

Herkes geri bildirimden yararlanabilir. İster birey ister grup, şirket veya kuruluş olun geri bildirim iyileştirmeye veya geliştirmeye yardımcı olur ve bu bilgiler daha bilinçli kararlar vermek için kullanılabilir. Günlük hayatımızdaki iletişim içinde doğru şekilde kullandığımızda ise samimi ve uzun soluklu sürdürülebilir bir ilişki kurmamızı sağlar.

Geribildirimler, sözlü ya da yazılı olabilirler.

Pozitif Geri Bildirim Nedir?

Olumlu – pozitif  geribildirim, bir başkasının güçlü yanlarını, başarılarını veya yetkinliklerini onayladığınız bir iletişimdir. Olumlu geri bildirim almak herkes için faydalı, motive edici ve geliştiricidir. Olumlu geribildirim vermek ise, bireylerin becerilerini tanımalarına ve geliştirmelerine olanak sağlar ve işyerinde genel bir pozitiflik ve aidiyet duygusu yaratır.

Negatif Geri Bildirim Nedir?

Olumsuz – negatif geribildirim, diğer kişiye, iyileştirme amaçlı kullanabileceği fikir ve bilgileri vermek amaçlı yaptığınız yorumlar veya gözleme dayalı önerilerdir. Bir standarda ulaşma, beklentileri karşılama veya bir hedef doğrultusunda ilerlerken nasıl yaptıkları ve nasıl daha iyi yapabilecekleri hakkında bilgidir.

Olumsuz geri bildirimlerde yapıcı olmak önemlidir. Alıcının başka konularda işleri iyi yaptığını bildiğinizi gösterdiğiniz olumlu yorumlar eklemek faydalı olacaktır. Ama eleştirinizden önce veya sonra iltifat etmekten kaçının. Bunu yapmak dikkat, ciddiyet ve konsantrasyonu sulandırabilir. Bunun yerine, aşağıda paylaştığım sandviç metodunu kullanarak konuşmayı karşı tarafın “doğru yaptığı eylemlerine” işaret ederek başlatın ve nasıl gelişebileceklerini düşündüğünüz ifadelerinizle bitirin.

Geri Bildirim Neden Önemlidir?

Hem olumlu hem de olumsuz etkili geri bildirim çok faydalıdır. Geri bildirim, önemli kararlar almak için de kullanılan değerli bir metottur. Başarılı şirketler, en iyi performans gösteren şirketlerdir çünkü sürekli olarak ellerinden gelenin en iyisini, daha da iyi hale getirmenin yollarını ararlar. Bu şirketlerde ‘sürekli iyileştirme’sadece gösterişli bir slogan değil, kurum kültürü haline gelmiş bir süreçtir. Müşteriler, çalışanlar, tedarikçiler, satıcılar ve paydaşlar olmak üzere şirketin tümünden düzenli geri bildirim toplamak odak noktalarıdır ve kasıtlı olarak geri bildirime dayalı düzenli anket çalışmaları yaparlar ve çıkan sonuçlara göre kendi performanslarını görür, gelişimlerini değerlendirirler.

Gelen bilgileri yenilenme, iyileştirme, değişim stratejilerini tanımlamak için kullanırlar.  Böyle kurumlar sadece güçlü yönlerin vurgulandığı geri bildirimlerin değil, zayıf yönlerin de vurguladığı geri bildirimlerin yararlı olduğunun bilincindedirler.

Bu şekilde etkili geri bildirimin vermenin ve almanın beş önemi vardır.

1. Geri bildirim her zaman kolaylıkla kullanabileceğiniz basit bir araçtır. Geri bildirim dendiğinde genellikle şirketlerde bir çalışan anketi, performans ya da eğitim değerlendirmesi anlaşılır ama normalde, iyi bir gözlem ile geri bildirim her zaman etrafımızdadır ve kolaylıkla kullanılabilir. Bunu bürokratik uzun bir süreç olarak düşünmemek gereklidir. Gerçekte kişi etrafını dikkatli gözlemlerse, çalışan, müşteri, satıcı vb. ile her konuştuğunda geri bildirim alabilir ve verebilir. Yani gerçekte, geri bildirim vermemek ve almamak imkansızdır.
2. Geri bildirim etkili dinlemedir. Geri bildirim ister sözlü ister yazılı yapılsın, geri bildirimi veren kişinin anlaşıldığını ve verdiği geri bildirimlerinin değer sağladığını bilmesi ve hissetmesi gerekir. Geri bildirimi alan kişinin etkili dinlemesi ile sağlanan bu durum aynı zamanda geri bildirimi veren kişinin de içinde bulunduğu kurumu ya da ilişkiyi daha da çok sahiplenmesine sebep olur. Çünkü dinlendiğini, fikirlerine değer verildiğini ve anlaşıldığını hissedecektir. Bu da onun kendisinin de o ilişki ya da kurum içinde daha değerli hissetmesine sebep olacaktır. Yani bu şekilde kişiye aidiyet hissi de kazandırılmış olur.
3. Geri bildirim motive edebilir.  Geri bildirim isteyerek, çalışanları daha iyi performans göstermeye gerçekten motive edebilir. Çalışanlar kendilerini değerli hissetmekten hoşlanırlar ve iş kararlarını formüle etmeye yardımcı olabilecek geri bildirim sağlamalarının istenmesini takdir ederler. Müşteriden, tedarikçilerden, satıcılardan ve paydaşlardan gelen geri bildirimler, daha iyi çalışma ilişkileri kurmaya motive etmek için kullanılabilir.
4. Geri bildirimler performansı artırabilir. Geri bildirim genellikle eleştiriyle karıştırılır. Aslında, olumsuz eleştiri olarak görülen şey aslında yapıcı eleştiridir ve performansı iyileştirmek ve artırmak için daha iyi kararlar formüle etmeye yardımcı olabilecek en iyi geri bildirim bulgusudur.
5. Geri bildirim, sürekli öğrenme ve gelişim için bir araçtır. Başkalarının kuruluşunuzla çalışırken nasıl deneyimler yaşadığını sormak ve öğrenmek için zaman ayırın. Hedeflerle uyumlu kalmak, stratejiler oluşturmak, ürün ve hizmet iyileştirmeleri geliştirmek, ilişkileri geliştirmek ve çok daha fazlası için tüm kuruluş genelinde sürekli geri bildirim önemlidir. Sürekli öğrenme gelişmenin anahtarıdır.

Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Geri bildiriminizi ister yazılı ister sözlü yapın önce bir durun ve S.T.O.P’u uygulayın!

Sonra akabinde Sandviç Kuralına geçin.

Gördüğünüz gibi karşı tarafa bir geri bildirim vermeden önce

Olumlu Giriş (Sandviçin Üst Ekmeği)

• Önce karşı tarafta gözlemlediğiniz olumlu bir davranışı, tecrübe ve eylemi vurgulayın.
• Duygularınızı ifade edin ve neden önemli olduğunu açıklayın
• Yardım etmek isteğinizi bilmesini sağlayın

Durum Tespiti (Sandviçin Malzemesi)

• Değiştirmek istediğiniz davranış, eylem ya da süreç ile ilgili belirgin bir örnek verin.
• Vurgulamak istediğiniz tüm olumsuz tarafları bu aşamada verebilirsiniz.
• Tüm önerilerinizi “Ben” dili kullanarak ve kişinin davranışına ya da sürece bir eleştiri olarak vermelisiniz. Sen dilini kullandığımızda karşımızdaki kişinin varlığını yanlış bulduğumuzu ifade etmiş oluruz. Kişi varlığını değiştiremez ama davranışlarını değiştirebilir.
• Geribildirimleri asla “Sen” dili kullanarak ve kişinin kendisine yönelik olarak vermeyin.

Olumlu Kapanış (Sandviçin Alt Ekmeği)

• Olumlu kapanışı da aynen olumlu açılışta yaptığımız şekilde yapmamız gerekiyor. Yani kişinin zaten başarılı olduğunu bildiğiniz bir huyunu ortaya koyarak, “aynen … konusunda olduğu gibi bu konuda da başarılı olacağına inanıyorum” şeklinde olumlu bir motivasyon ifadesi ile geri bildiriminizi sonlandırabilirsiniz.
• Bundan sonrası ise dinleme ve empati kısmıdır. Karşı taraf iletişime devam ederse müdahale etmeden konuyu onların açısından dinleyin
• Özetleyerek doğru anlayıp anlamadığınızı kontrol edin
• Duygu ve durumlarını anladığınızı bilmelerini sağlayın

Son olarak: Planlama & Devam Etme

• Görüşmenin gelişimi konusunda anlaşın
• Gerekirse bir aksiyon planı oluşturun
• Vardığınız anlaşmayı ve planınızı özetleyin
• Gözden geçirme tarihi belirleyin

Geri Bildirim Hataları Nelerdir?

En çok yapılan 6 geri bildirim hatası şunlardır:

1. Geri bildirimin davranışı değil, bireyi yargılaması
2. Geri bildirimde belirsizlik
3. Geri bildirimin bir başkası üzerinden verilmesi
4. Geri bildirimde kinayeli veya iğneleyici bir dil kullanılması
5. Geri bildirimin bir ifade değil, bir soru biçiminde olması
6. Geri bildirim davranışın ardında yatan nedeni hakkında varsayım içermesi

Geri Bildirim Örnekleri

Her türlü geri bildirim

• Kişiye özel,
• Belli bir amaç doğrultusunda,
• ve uygulanabilir

ve ayrıca

• Efektif ve
• Diplomatik olmalı.

Pozitif Geri Bildirim Örnekleri

• “Projenin olumlu gidişatından hepimiz son derece mutluyuz. Sen ve ekibin harika bir iş çıkardınız. Projelerde gösterdiğin proaktif liderlikte çok yeteneklisin, bu da takımdaki herkese yardımcı oluyor. Buraya başladığından beri pozisyonunda çok ilerledin. Diğer projelerimizde de aynı olumlu çizgiyi yakalayacağımıza inanıyorum.”
• “Sizi grafik tasarım yöneticisi olarak terfi ettirmek şirketimiz için olumlu ve doğru bir seçimdi. Kendinize meydan okuduğunuzu ve daha fazla sorumluluğa açık olduğunuzu görmekten mutlu olduk. Yönetim, özellikle detaylara gösterdiğiniz yoğun ilginin sizi bu rol için doğru aday yaptığını düşünüyor. Sıkı çalışmanızın karşılığını aldınız ve gelecekte de almaya devam edeceğinize inanıyorum.”
• “Yeni teknolojilere ve çözümlere olumlu yaklaşımınızdan çok etkilendim. Müşteriye önerdiğiniz projede sunduğunuz çözümü oldukça inovatif ve yaratıcı buldum. Müşteri talebine uygun kriterlerin fazlası ile karşılandığı, başarılı bir proje gerçekleştireceğimize inanıyorum.”

Negatif Geri Bildirim Örnekleri

• “Öncelikle gösterdiğin gayreti gördüğümü belirtmek isterim ama proje planındaki olumsuz gidişat ile ilgili uyarmak isterim. Planlanan bütçenin ve zamanın üstüne çıktığımızı senin de farkında vardığını düşünüyorum. Konu ile alınması gereken önlemleri planlar ve en yakın zamanda bizle paylaşırsan sevinirim.”
• “Yazılım konusunda bilgili ve tecrübeli olmana rağmen Python diline olumsuz yaklaştığının farkındayım. Ama müşterinin talebi ve şirket kaynakları sebebiyle senin de bu projeye dahil olmanı ve ilgilenmeni bekliyorum. Desteğin bizler ve müşteri beklentileri açısından faydalı olacaktır.”
• “Son birkaç haftadır gözlemlediğim olumsuz davranışların hakkında seninle görüşmek istedim. Benimle olan etkileşimlerine dayanarak, işinde mutlu olmadığını düşünüyorum. Bir yönetici olarak senin sergilediğin bu olumsuz davranışlardan ekibindeki diğer arkadaşlarının da aynı şekilde olumsuz etkilendiğini görüyor ve bu konuda hassasiyetini bekliyorum. İşle ilgili duygularını etkileyen herhangi bir sorunda bundan sonra direkt bana gelirsen birlikte bir çözüm üretebileceğimize inanıyorum.”