Sözel iletişimle birlikte, en önemli iletişim aracı olan yazılı iletişimde, bilgiyi bir yerden bir yere kısa, net, sade ve en doğru şekilde ifade etmenin evrensel kurallarına sahip olmak.   

Sözlü ve yazılı iletişim, toplumsal ve kültürel bir etkinliktir.  Dil bir anlamlandırma haritasıdır dile getirilmek istenen anlamlar için seçenekler sunduğu gibi bu anlamları biçimlendirir ve sınırlandırır.

Neden Yazılı İletişim

Birincisi, yazılı iletişim, konuşma dilinin zaman ve mekândaki sınırlılıklarını genişletmede en etkin ilk iletişim biçimidir.

İkincisi, bilgi ve deneyimleri zamanda biriktirmede, sözlü iletişime göre daha güvenilir bir yoldur.

Yazılı İletişimin Faydaları

• Zaman ve para gibi kaynaklardan tasarruf sağlar
• Bilginin doğru paylaşılmasına yol açar
• İletişimin kayıt altında olmasını sağlar
• Çatışmayı ve kafa karışıklığını en aza indirir
• Bir bağ kurulmasına yardımcı olur
• Üzerinde düşünme ve hataları kontrol etme imkanını verir
• Çoğaltma ve dağıtma kolaylığı sağlar.

İş Hayatında Yazılı iletişim Şekilleri

• Rapor
• Form
• Bülten
• CV
• Sirküler
• E-Mail
• Basıl Bülteni
• Gayri Resmi Notlar
• Duyuru, İlan ve Tutanaklar
• Sunumlar

Yazılı İletişimde Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Önce bir taslak hazırlayın ve uygun üslubu seçin
• 5N+1K kuralına göre içeriğinizi yazın
• Yazınızı kime iletiyorsanız, yazıyı onun anlayacağı dile göre uyarlayın
• Bunu da giriş – gelişme – sonuç şeklinde kurgulandırın
• Giriş bölümünde, dolandırmadan hemen konuya girin
• Fikirlerinizi ifade etmek için kısa ve öz cümleler kullanın.
• Bu resmi bir iletişim yöntemidir, bu nedenle standart biçimi uygulayın ve argodan kaçının.
• Yazışmaları yanlış yorumlamak kolaydır, bu nedenle basit ve anlaşılır bir dil kullanın.
• Resmi yazışmalar için https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/21.5.2646.pdf ‘dan mevzuatı inceleyin ve burada belirtilen kuralları uygulayın.
• Yazılarınızda gereksiz yabancı kelime kullanmamaya dikkat edin.
• İmla kurallarına dikkat edin ve bunun için https://www.tdk.gov.tr/kategori/icerik/yazim-kurallari/ linkinden bilgileri inceleyin.

Etkili İletişimin Özellikleri Nelerdir?

• Netlik
• Kısalık
• Doğruluk
• Tamlık
• Tutarlılık
• Dikkat
• Nezaket
• Somutluk
• Tutarlılık

Kurum içi ya da kurumlar arası yazışmalarda, mektubunuzu (mailinizi) göndermeden ekibinizden bir arkadaşınızın kontrolü faydalı olacaktır.

Unutmayalım, sözlü ya da yazılı iletişim, “sizin ifade etmek istedikleriniz değil, karşınızdakinin anladıklarıdır”. O yüzden yazılarımızı da hitap edeceğimiz kitleyi düşünerek, empatik bir şekilde yazmalıyız.