Bu sefer çoğumuzun dilinden düşmeyen “zaman yönetimi” konusundan bahsedeceğim. Siz de herkes gibi sıkça “yeterince zamanım yok” ya da “keşke daha çok zamanım olsa” diyor musunuz? Ya da gün içinde yapmayı planladığınız tüm görevleri tamamlayamıyor musunuz? Sıklıkla ana yaşam hedeflerinize ulaşma yolunda herhangi bir ilerleme kaydedemediğinizi veya işleri halletmek için günde 48 saate ihtiyacınız olduğunu mu hissediyorsunuz?
Bu sorulardan herhangi birine cevabınız evet ise, “zaman yönetimi yetkinliğinizi” geliştirmeniz gerekiyor.
Sorunun aslında zamanı yönetmekle ilgisi olmadığını, daha çok zihninizi yönetmekle ilgili olduğunu baştan belirteyim. Hep dediğim gibi zihnimizdeki “yönetim algoritması” doğru çalışıyorsa zamanımızı da, işlerimizi de, ilişkilerimizi de doğru yönetiriz. O algoritma doğru çalışmazsa birçok konuda zorluk yaşarız.
Esasında zamanı ya da hayatı kontrol edemeyiz. Ama geçen zamana veya hayata gösterdiğimiz tepkilerimizi yani düşünce, duygu ve eylemlerinizi değiştirebiliriz!
Zaman Yönetimi Nedir?
Genel bir tanımla başlayacak olursak, “zaman yönetimi, zamanınızı farklı etkinlikler arasında nasıl bölüştüreceğinizi önceliklendirip, organize ederek, planlama ve verimli kullanma sürecidir” diyebiliriz.
Zaman Yönetimi Ne Sağlar?
Zamanınızı etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi bildiğinizde, birçok avantaja sahip olursunuz. Bunlar:
- Hayatınızda daha fazla üretkenlik ve verimlilik sağlarsınız
- Daha az stres yaşarsınız
- Daha iyi bir profesyonel itibara sahip olursunuz
- Kariyerinizde ilerleme şansınız artar. Çünkü kariyerde ilerleme daha çok sorumluluk demektir. Daha az sorumlulukta zamanını yönetemeyenler, daha fazla sorumluluğu hiç yönetemezler.
- Değişim, dönüşüm ve kişisel gelişim için daha fazla fırsata sahip olursunuz.
- Genel olarak, zamanınızı en iyi nasıl kullanacağınızı seçme konusunda kendinize olan güveninizle, kontrolün daha fazla sizde olduğunu hissetmeye başlarsınız. Artık hayat ya da işleriniz, müşterileriniz, sorumluluklarınız sizi değil; siz onları yönetiyorsunuzdur.
- Ve artık daha mutlu, daha rahat ve daha iyi düşünebildiğinizi hissederek, başkalarının da hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmaya başlayabilirsiniz.
Zaman Yönetimi Teknikleri
Denemeniz gereken birkaç zaman yönetimi tekniğini burada sizlerle paylaşmak istiyorum.
1. Pareto Prensibi (80/20 Kuralı)
Bu kuralın birçok kullanım alanı vardır. Bu kural, yaşam olaylarımızın çoğunda etkilerin %80’inin, nedenlerin %20’sinden kaynaklandığını belirtir. Örneğin, satışların %80’i, müşterilerin %20’sinden gelebilir.
Bunu zaman yönetimine nasıl uygulayabiliriz? Pareto tekniği, zamanımızın %80’ini işlerimizin %20’sinin aldığını bize söyleyebilir. Bu da yapmamız gereken görevleri sıralamamıza yardımcı olabilir.
2. Pomodoro Tekniği
Bu yöntem 25 dakika çalışmak/ders çalışmak ve 5 dakika ara vermekten oluşur.
25 dakikalık çalışma sürelerinin dört turundan sonra 15-30 dakikalık daha uzun bir ara verin. Ardından, her şeye yeniden başlayın.
Bu çalışma şeklinin yanı sıra uyulması gereken bir temel kural vardır: Karmaşık görevleri parçalara ayırın. Bir görev dörtten fazla pomodoro gerektiriyorsa, onu daha küçük adımlara bölün.
Günümüzde Pomodoro tekniğini odaklanma zamanı gerektiren her türlü işe uygulayabilirsiniz.
3. İşleri Gruplama
Cevap verilecek mailler, yazılacak teklifler, yanıt verilecek telefonlar vb. işleri gruplayabilirsiniz. Dolayısıyla konsantrasyonunuzu da bozmadan bir grup iş bittikten sonra diğer grup işlere geçebilirsiniz.
Bu teknik, zamandan tasarruf etmenize ve günlük görevlerinizi düzenlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca görevleri gruplandırmayı Pomodoro, Pareto prensibi gibi diğer tekniklerle de birleştirebilirsiniz.
4. Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, görevlerinizi sıralamanıza yardımcı olacak harika bir yöntemdir.
Bu teknik, görevlerinizin sonuçlarını deşifre etmek için basit bir araçtır. Sizi daha etkili ve üretken kılacak şeylere odaklanabilirsiniz.
Büyük veya küçük tüm görevleriniz dört kadrandan birine düşecek:
Acil ve önemli görevler: En kısa sürede tamamla!
Acil olmayan ve önemli görevler: Planla!
Acil ve önemsiz görevler: Devret!
Acil olmayan & önemsiz görevler: Sil!
Bu teknik, sadece işte değil, yaşamınızda da sizin için neyin önemli olduğunu düşünmenize yardımcı olacaktır. Sonuç olarak, görevleri öncelik sırasına koyabilecek ve gününüzü daha kolay bir şekilde organize edebileceksiniz.
5. 1-3-5 Kuralı
Yapılacaklar listelerini sever misiniz? Cevabınız evet ise, bu hayatınızda uygulayabileceğiniz en iyi zaman yönetimi tekniklerinden biri olabilir.
Bu teknik, her şeyi bir günde yapamayacağınızı gösterir. Bunun yerine dokuz şeye odaklanırsınız: 1 büyük şey, üç orta şey ve beş küçük şey.
Bu kural neyin gerekli olduğunu ve o gün ne yapmanız gerektiğini önceliklendirmenize yardımcı olacaktır. İş görevlerinizde ve günlük yaşamınızda kullanılabilir.
6. Günün Teması
Bu zaman yönetimi tekniği, işleri gruplama tekniğinin biraz daha gelişmiş bir versiyonudur. Benzer görevleri birleştirme ilkesine sahiptir, ancak tüm günü bu benzer görevlere ayırırsınız.
Özellikle girişimciler ve işletme sahipleri gibi daha karmaşık görevleri yerine getiren kişiler tarafından kullanılır. Haftanın günlerini belli konulara ayırabilirsiniz. Sözgelimi haftanın ilk günü şirket içi toplantılara, ikinci günü ödemeler ve diğer finansal işlere, üçüncü günü iş geliştirme amaçlı dışarda yapacağınız toplantılara vb.
7. Hızlı Planlama Yöntemi (RPM)
Tony Robbins tarafından geliştirilmiş bir tekniktir. RPM tekniğinin uygulama adımları şunlardır:
- Neyi başarmak istediğinizi düşünerek başlayın. Bu, günlük yaşamınızda büyük bir proje veya sadece küçük bir görev olabilir.
- Ardından, bunu neden yaptığınızı ve amacınızı düşünün. Tony Robbins, yaptığınız şeyi neden yaptığınıza dair muhakemenizi güçlendirmek için bu adımda tetikleyici kelimeler kullanmanızı önerir.
- Artık planınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacak fikirler, projeler ve görevler üzerine beyin fırtınası yapın. Planınız tanımlandıktan sonra, hedefleriniz doğrultusunda hareket etmeniz ve çalışmanız gerekir.
- RPM tekniği büyük projeler ve hedefler için daha uygun olsa da, zihniyeti günlük yaşamınızda kullanabilirsiniz.
Zaman Yönetimi Aşamaları
Zaman yönetimini 6 adımda gerçekleştirebilirsiniz.
- Aşama: İşlerinizi listeleyin.
Önce aklınıza gelen, yapmanız gereken her şeyi alt alta yazın.
- Aşama: Önceliklendirin:
Büyük Resme Bakın. Kişisel ve mesleki düzeyde uzun vadede neyi başarmak istiyorsunuz? Hayatınızda neyi değiştirmeniz gerekiyor? Hangi yönlere öncelik vermelisiniz? Hedeflerin ne? Bu soruların cevapları sizi doğru yola sokacaktır. Tutarlı aşamalar ve her biri için ayrılan belirli bir süre ile ayrıntılı bir plan hazırlayarak, yeteneklerinize eşit, akıllı, net, ulaşılabilir hedefler belirlemeye çalışın. Her hedefe ulaşmak için tamamlamanız gereken günlük, haftalık veya aylık görevleri belirleyin.
- Aşama: Planlayın:
Gününüzü en iyi şekilde değerlendirme konusunda ciddiyseniz, kısa ve uzun vadeli hedeflerinize ulaşmak için bir plan veya yol haritası diyebileceğimiz bir şey geliştirmeniz gerekir. Plan, yaşam hedeflerinizden günlük görevlerinize kadar her şeyi içermelidir. Her gün o gün içinde nelerin başarılması gerektiğini bilerek uyanmalı ve ardından tekrar yatma vakti gelene kadar planlanan görevleri tamamlamak için çok çalışmalısın
- Aşama: İsteğe Bağlı Zaman Planlayın
Bazı görevler düşündüğünüzden daha uzun sürebileceğinden, görevler arasındaki araları planlamak stresi azaltacaktır. Yirmi ila otuz dakika yeterli olabilir. Aradan nefes almak, daha az önemli işleri yapmak veya belki de acil bir meseleyle ilgilenmek için yararlanabilirsiniz.
- Aşama: Dikkatinizi dağıtan şeylere dikkat edin ve hayır demeyi öğrenin:
Dikkatinizi dağıtan şeylere dikkat edin: Sosyal medyadaki bir gönderiyi okumak veya WhatsApp’taki bir mesaja yanıt vermek bile olsa üstlendiğiniz her görev, zihinsel enerji tüketir. Bir işe konsantre olmuşsanız, telefonunuzun mesajlarını kapatın ya da sesini kısın. İşiniz bittikten sonra tümüne yanıt verebilirsiniz. Hayır demeyi, “müsait değilim, “şimdi sırası değil” demeyi öğrenin. Zamanınızın kontrolünü elinizde tutun.
- Aşama: Zaman yönetimi araçları kullanın.
Zaman yönetimi yazılımları, araçları size zamanınızı planlamada yardımcı olur ve yol gösterir. Teknolojinin desteğini alın. Bunlardan bazıları
- Google Calender
- Toggle Plan
- Paymo
- ClickUp
- Trello
- Asana
- Time Tracker vb.
Yöneticilere Zaman Yönetimi İçin 7 İpucu
- Proje yönetim yazılımlarının ya da araçlarının kullanımını teşvik edin
Bir çalışanın belirli bir göreve ne kadar zaman harcadığını bilmek için zaman takibi çok önemlidir. Bu daha iyi zaman kavramı, çalışanın performansını analiz etmesine, eksikliklerini yönetmesine ve kendini geliştirmeye çalışmasına olanak tanır.
Ayrıca ihtiyaç olandan daha uzun molalar verilmesinin, toplantılara çok fazla zaman harcanmasının veya gereksiz görevlerle zaman kaybedilmesinin önüne geçilir. Çalışanların, ekip üyelerinizin görevlere harcadıkları zamanı ölçebileceğiniz için yönetebilmeye başlarsınız! Şunu yeniden hatırlayın: Ölçemediğimiz şeyi yönetemeyiz!
- Yapılacaklar listesi oluşturmalarını teşvik edin
Ekip üyelerinizi günlük işe listesi (yapılacaklar listesi) oluşturmaya teşvik etmelisiniz. Zihinsel olarak, gün için daha hazırlıklı ve organize olacaklardır.
Haftalık bir liste yaparak başlamak gayet iyidir. Yapılacaklar listesi oluşturmak yani bir iş planı yapmak, diğer her şey gibi bir alışkanlıktır ve rutinin bir parçası olmak için zaman ister.
- Çalışanlarınızın hedeflerini ve önceliklerini belirlemelerine yardımcı olun
Çalışanlarınıza zaman yönetimi eğitimi verin. Hedeflerini ve önceliklerini belirlemelerine yardımcı olun.
Bir sonraki adım, çalışanların bu görevleri değerlendirmelerine ve önem ve aciliyete göre organize etmelerine yardımcı olmaktır. Bu süreç, çalışan ve yönetici arasında etkili bir iletişimi de geliştirir. Görevlerin/hedeflerin şirketle uyumlu olmasını sağlamaya da yardımcı olur.
- Stresi yönetmeleri için ipuçları verin
Pek çok durum ama özellikle iş akışını kesintiye uğratan öngörülemeyen durumlar tüm üretkenlik araçlarını kullanan ve özverili çalışanlar için bile strese neden olur.
Bu tür stresli durumlar, nihayetinde bir çalışanın iyi zaman yönetimi yapma becerisini etkileyecektir. Bu nedenle, stres yönetimini zaman yönetimi eğitimine dahil etmek önemlidir.
Kesintilere ve öngörülemeyen engellere karşı olumlu bir tutum, bu tür durumlarda strese girmek yerine programlarını değiştirmelerine yardımcı olacaktır.
- Çalışanlarınıza yetki vermeyi öğretin
Yönetici olarak katkı sağlayacak bir yöntem delege etmektir. Delegasyon ve eskalasyon bir liderin öğrenmesi gereken yetkinliklerdendir.
Yetki verme aynı zamanda görevlere öncelik vermenin de bir yoludur. Yöneticilere zamanından tasarruf ve çalışanların da kendini geliştirmesine olanak sağlar.
Bu, özellikle yönetmesi gereken birkaç farklı proje ve işletme yönetimiyle ilgili diğer operasyonel görevleri olan lider pozisyonundaki çalışanlar için geçerlidir.
- Onlara en önemli zaman yönetimi becerisini öğretin
Bir sonraki noktada açıklayacağımız gibi, kendimizi en üretken hissettiğimiz dönemler vardır. Bu dönemlerde en önemli işler önce yapılmalıdır.
Bu, çalışanlara öncelikleri ile en verimli dönemler arasında bir denge bulmayı öğretmek anlamına gelir.
Kısacası, zamanlarına hâkim olmaları gerekiyor. Ve bunun için onlara zaman kazandıracak en iyi ipuçlarını verebilir ve onları zaman yönetimi teknikleriyle tanıştırabilirsiniz.
Konuyla ilgili olarak Yönetim Nedir? Yöneticilik Nedir? başlıklı blog yazısını da okuyabilirsiniz.
Yönetim & Dijital Dönüşüm Danışmanlığı ve Eğitimlerim hakkında bilgi almak ve toplantı planlamak için tıklayın!
